Tips Hadapi Aduan Pelanggan Tak Sabar DI Sosial Media

Ada berbagai macam tipe pelanggan yang biasa kita temui. Sebagai seorang customer service agent, tentu akan sangat senang apabila berhadapan dengan pelanggan yang sabar yang mau diajak berdiskusi dengan baik tanpa harus mengedepankan emosi. Sebagai seorang customer juga kita pasti lebih senang untuk melakukan interaksi dengan banyak pelanggan jika mereka juga memberikan feedback yang positif. Untuk dapat melakukan interaksi dengan rutin, kita bisa menggunakan platform layanan pelanggan agar kita juga dapat terbantu dalam melayani dengan sebaik mungkin.

Namun, adakalanya seorang atau beberapa orang pelanggan yang tidak sabar saat ia mengajukan sebuah keluhan ke pada cutomer service. Kini, penggunaan sosial media menjadi cara termudah yang bisa dilakukan untuk melakukan pengaduan. Sayangntya, bahasa atau cara pelanggan yang mengajukan pengaduan yang kurang baik akan berdampak pada kualitas brand itu sendiri karena sosial media tentu memiliki resiko untuk selalu dapat dilihat oleh pengguna internet lainnya.

Dalam menghadapi pelanggan yang tidak sabar, beberapa cara yang bisa kita lakukan adalah sebagai berikut:

1. Saat ada aduan datang dari pelanggan, maka kita harus segera merespon aduan tersebut. jika pun kita butuh waktu untuk mempelajari masalah pelanggan, kita bisa memberikan permintaan untuk menunggu kepada pelanggan tersebut misalnya dengan kalimat “Kami mengerti tentang masalah yang anda ajukan, kami akan segera periksa kesalahan yang terjadi, dan untuk itu kami mohon untuk anda menunggu hingga waktu 1 x 24 jam”.
2. Setelah menemukan solusi yang tepat, segera hubungi pelanggan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
3. Tetap gunakan kosa kata yang memang sudah ditentukan oleh sistem atau perusahaan, sehingga kita tidak menambahkan perkataan lain yang justru akan memancing pelanggan untuk terus bertanya dan merasa tidak puas.

Aduan – aduan seperti ini memang tidak bisa dihilangkan, karena pasti selalu saja ada masukan dari pelanggan ke helpdesk kita. apalagi jika berbagai masukan tersebut datang dari banyak saluran termasuk sosial media yang penggunananya bisa dikatakan terbanyak di banding saluran lain seperti email atau line telepon. Karena itu, cutomer service juga harus dilengkapi dengan platform layanan pelanggan yang dapat memudahkan kita untuk menyelesaikan setiap masukan dari pelanggan.

Sociomile adalah pilihan yang sangat tepat, karena semua masukan yang datang dari berbagai jenis channel akan langsung dikelola dalam satu platform layanan pelanggan. Dengan demikian, prosen respon kita terhadap pelanggan pun bisa lebih cepat dan kepuasan pelanggan bisa tetap kita jaga.